Uw gegevens in vertrouwde handen

Zelf een au pair gevonden of op zoek naar een au pair? Dan hebben wij uw gegevens nodig. Wij vinden het belangrijk dat u weet wat wij met uw persoonsgegevens doen en wat uw rechten zijn. Zodat u erop kunt vertrouwen dat uw gegevens bij ons in goede handen zijn.

Wij vragen de volgende gegevens:

• Gezinsprofiel met gezinsfoto
• Naam, adres en woonplaats
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• BSN-nummer
• Paspoort
• Originele Uittreksel BRP
• Inkomensbewijzen
• Originele Werkgeversverklaring/Inschrijving KvK van onderneming
• Foto's van de au pair kamer
• Eventuele overige gegevens die nodig zijn indien wij niet een compleet en correct dossier voeren met alle bovenstaande gegevens

Meestal geeft u uw gegevens zelf aan ons door, grotendeels via email. Soms krijgen wij uw gegevens op een andere manier. Doordat u bijvoorbeeld uw accountant uw jaarcijfers door laat geven.
Wij kunnen u niet van dienst zijn indien wij niet een compleet en correct dossier voeren met alle bovenstaande gegevens.

Wij gebruiken uw gegevens om:

• een dienst af te sluiten
• een overeenkomst met u aan te gaan en uit te voeren
• namens u een zoekopdracht uit te zetten
• uw behoeften en voorkeuren in kaart te brengen
• ons aan de wet te houden
• bij te houden hoe en wanneer wij contact met u hebben

De status als erkend referent brengt met zich mee dat Family aupair te allen tijde aan deze voorwaarden moet voldoen. Het betreft het verzamelen van relevante informatie en de bewaarplicht hiervan; het verstrekken van informatie aan u en uw au pair over het au pair programma in Nederland conform de wet- en regelgeving en de bijbehorende rechten en plichten, het doorgeven van relevante wijzigingen aan de IND en het erop toe zien dat er niet over de wet- en regelgeving heen gegaan wordt. Wij leggen ieder contactmoment vast wat wij met u afspreken.

Dit zijn bijvoorbeeld contactmomenten die we vastleggen:

• brieven en e-mails die wij sturen en van u ontvangen
• telefoongesprekken, imessage, Skypecalls en chats
• ons contact via social media, zoals Facebook en WhatsApp

Family aupair is verantwoordelijk voor een goede verwerking van uw persoonsgegevens. Vanuit de wet MOMI waaronder het Nederlandse au pair programma valt, hebben wij een bewaarplicht van 5 jaar. 

• Wij ontvangen uw gegevens meestal van u, soms van uw accountant of boekhouder en soms van uw au pair. De IND, de Inspectie SZW en (Vreemdelingen) politie hebben recht op inzage in de gegevens van u en uw au pair in het kader van de wet - en regelgeving van het au pair programma en de zorgplicht van Family aupair. U en uw au pair geven hiervoor toestemming aan Family aupair.
• In het kader van een zoekopdracht en matching via Full service, delen wij de volgende gegevens met betreffende potentiele au pair kandidaten:
  • Uw profiel (op basis van het intakegesprek met Family aupair, met daarin; uw namen, leeftijden van de kinderen, woonplaats, werksituatie, verwachting m.b.t au pair). Wij verstrekken geen contactgegevens van u, zoals uw adres, email adres of telefoonnummer. Wij laten dit aan u om te delen met kandidaten of delen nadat jullie een au pair hebben gekozen.
  • Uw zelfgeschreven Dear au pair letter met gezinsfoto's.
• Zodra de (visum) procedure in gang gezet wordt, delen wij de volgende gegevens/documenten van u met uw au pair:
  • Host family & au pair agreement
  • Dag-/Weekschema
  • invitation Letter
  • Au pair awareness declaration
  • Overview of light household chores
  • Provision of Information and Documentation
• Wij verkopen uw gegevens niet. Family aupair verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Family aupair neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, of indien u meer informatie wenst over de beveiliging van door Family aupair verzamelde persoonsgegevens, neem dan contact met Familyaupair via info@family-aupair.nl Family aupair heeft de volgende maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beveiligen: Beveiligingssoftware, virusscanner en firewall. Ons backoffice systeem bevindt zich in Nederland.

Uw gegevens worden bewaard volgens de in Nederland geldende AVG norm.

Indien u eerder bij een ander Erkend Referent klant bent geweest, of indien u zich bij Family aupair meldt via de Pre-match service, dan zijn wij verplicht contact op te nemen met de Erkend Referent waar u eerder klant bent geweest of via wie uw au pair in Nederland geplaatst is. Op basis van de informatie die wij ontvangen bepalen wij of u en/of uw au pair in aanmerking komt voor het au pair programma bij Family aupair.

Wij bewaren uw gegevens zolang verplicht is voor de wet. Voor de MOMI geldt een bewaarplicht van 5 jaar na beëindiging van het contract. Voor de Belastingdienst geldt een bewaarplicht van 7 jaar. Daarna verwijderen wij uw gegevens.

Wij houden ons aan de wetten en regels voor privacy. Onder andere:

• De Algemene Verordening Gegevensbescherming
• De Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming

Uw rechten zijn in de wet geregeld. U mag:

• uw gegevens op afspraak op ons kantoor inzien
• uw gegevens corrigeren als die niet kloppen
• uw gegevens laten verwijderen (mits door de IND toegelaten wordt)

Het verwijderen is alleen toegestaan als dit toegestaan is conform wetgeving, dit is daarom niet mogelijk gedurende de bewaartermijn. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Family aupair en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om uw persoonsgegevens waarover wij beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

Stuur een e-mail aan info@family-aupair.nl en stuur een kopie van uw paspoort of ID-kaart mee. Wilt u uw Burgerservicenummer (BSN) en pasfoto alstublieft onleesbaar maken? Wij reageren binnen twee weken na ontvangst van uw e-mail.

U kunt ook een brief/email sturen naar:
Family aupair
J.J. Cremerplein 64
1054TM Amsterdam
info@family-aupair.nl

Dat mag bijvoorbeeld als er iets verandert in de wetten of regels. Of als wij nieuwe producten of diensten ontwikkelen. Deze laatste versie is van 1 november 2023.